Presseinformation

DATEV-Schnittstelle zu ELOprofessional

Viersen, 22. März 2001 - durmus IT-Lösungen für Steuerberatungskanzleien realisiert die Anbindung zwischen der DATEV und dem innovativen Dokumenten-Management und Archivsystem ELOprofessional.

Die DATEV-Anwendung ZMSD (Zentrale Mandanten Stammdaten Verwaltung) für Steuerberater, in der alle mandantenbezogenen Daten gespeichert werden, bietet jetzt eine Schnittstelle zum Dokumenten-Management- und Archivsystem (DMS) ELOprofessional der ELO Digital Office GmbH, Stuttgart. Dies ist die erste Lösung, die eine echte Schnittstelle zwischen einer DATEV-Anwendung und einem DMS bietet.

Über dieses Interface können die DMS-Anwender der Steuerkanzlei mandantenbezogene Dokumente einfacher ablegen, verwalten und wiederfinden. Der doppelte Pflegeaufwand von Mandantenstammdaten gehört der Vergangenheit an. Ab jetzt brauchen die Daten nur in der ZMSD gepflegt zu werden, wie es die DATEV und die Firma durmus ihren Kunden im Zusammenhang mit Steuer- und FIBU-Programmen empfiehlt. Bei der Verschlagwortung von Mandantendokumenten - wie z.B. Steuerbescheiden, FIBU-Belegen, Steuererklärungen oder betriebswirtschaftlichen Auswertungen - werden die Daten mittels der Schnittstelle von durmus aus der ZMSD ausgelesen und ggf. in ELOprofessional angelegt bzw. aktualisiert.

Der entscheidende Vorteil
Auch bei bereits abgelegten Dokumenten werden die Stammdaten aktualisiert. Dies ist der Fall, wenn sich die ZMSD-Nummer aus organisatorischen Gründen in der Kanzlei ändern sollte. Aber auch bei Namensänderung von Steuerpflichtigen oder einer Umfirmierung bzw. Umwandlung in eine andere Rechtsform ist der Aufwand im Archivsystem gleich Null.

Innerhalb der Verschlagwortung können zusätzlich Bearbeitungsinformationen, Wiedervorlage- und Fristtermine angelegt werden. So ist das lästige Problem der Fristenverfolgung in den Kanzleien endgültig gelöst. Ebenso gibt es keine Ausreden mehr mit der Urlaubsvertretung: Mit diesem System werden einfach keine Fristen mehr versäumt. Das steigert die Qualität und den Mandantenservice der Steuerkanzlei. Auch ist die Revisionssicherheit des Systems wörtlich zu nehmen. Denn auf Wunsch des Kanzleiinhabers sind Änderungen für Nicht-Berechtigte einfach unmöglich, so dass auch die Betriebsprüfer zufrieden gestellt werden: Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind aus handels- und steuerrechtlichen Gesichtspunkten in diesem Dokumenten-Management- und Archivsystem berücksichtigt.

Zwei wesentliche Module
Die Lösung der Firma durmus besteht aus zwei Haupt-Modulen: Das eine ist die Verschlagwortungs- und Suchmaske, in der alle relevanten Daten zum Dokument erfasst und gesucht werden können. Im zweiten Modul wird die kanzleispezifische Ablageorganisation festgehalten. Bei der Einführung eines DMS kann in jeder Kanzlei die bisherige Ablageorganisation berücksichtigt werden. Das hat den positiven Effekt, dass die Kanzlei ohne Reibungsverluste und mit hoher Akzeptanz an ein Dokumenten-Management-System heran geführt werden kann.

In dem Modul Kanzleiverwaltung werden die Haupt- und Unterregister angelegt. Des Weiteren werden hier die verschiedenen Dokumententypen, wie z.B. Steuerbescheid, Rechnungen, Bilanzen, etc., mit besonderen Merkmalen definiert, die sich später auf die Erfassung der Verschlagwortungsinformationen auswirken. So lassen sich bereits von vorne herein Fehlerfassungen größtenteils ausschließen.

durmus IT-Lösungen
Die Firma durmus IT-Lösungen für Steuerberatungskanzleien - ELO Business-Partner - mit Sitz in Viersen hat sich auf die Beratung und Entwicklung von Lösungen (Dienstleistungen, Software und Support) von Steuerberatungskanzleien spezialisiert. Ihre Prognose ist, dass ein Dokumenten-Management-System für Steuerkanzleien früher oder später Pflicht sein wird. Zeitintensive manuelle Ablage und Suche von Dokumenten schränken die Tagesarbeit enorm ein, wobei die Qualität der Beratungs- und Dienstleistungen leidet. Personalmangel, Zeit- und Wettbewerbsdruck zwingen die Kanzlei, zu handeln.

Die Firma durmus unterstützt IT-Systembetreuer von Kanzleien und DATEV Systempartner bei der Umsetzung von DMS Projekten in Kanzleien. Für weitere Informationen können Sie Herrn Murat DURMUS IT kontaktieren. Die Lösung wird auch auf der CeBIT 2001 bei ELO Digital Office in Halle 1, Stand 8i2 vorgestellt.

ELO Digital Office GmbH
ELO Digital Office GmbH ist als Tochterunternehmen der Unternehmensgruppe Louis Leitz, einem der führenden Hersteller von Ablage- und Archivierungssystemen sowie Büroprodukten in Europa, hervorgegangen. Als eigenständiges Unternehmen entwickelt und vertreibt die ELO Digital Office GmbH Produktlösungen in den Bereichen elektronisches Dokumentenmanagement und digitale Archivierung über ein dichtes Netz an Distributoren, Fachhändlern und Systemhäusern. Unter der Produktbezeichnung ELO - Elektronischer Leitz Ordner - werden Dokumenten-Management- und Archivierungslösungen für Behörden, Kommunen, Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Handel, Industrie, Dienstleister, Verwaltung, Banken, Versicherungen und Verlage angeboten. Die Produktpalette reicht von der Einstiegslösung für den Mittelstand (ELOoffice) bis hin zum hoch skalierbaren modularen Client/ Server-System für große Unternehmen (ELOprofessional). Die ELO-Produkte finden aufgrund des hohen Leistungspotenzials zunehmend Einsatz in großen Konzernen der unterschiedlichsten Branchen. Zu namhaften Kunden zählen Unternehmen wie Lufthansa, BMW, Alcatel, DaimlerChrysler, Commerzbank, Griech. Nationalbank, BDI, DRK, Landes- und Bundesbehörden. Des weiteren entwickelt ELO Digital Office GmbH für den Esselte/Leitz-Konzern spezielle Softwareprodukte und Kundenlösungen für die traditionelle Aktenverwaltung. Die Unternehmensgruppe Louis Leitz wurde im August 1998 von der schwedischen Esselte AB gekauft. In diesem Zuge erfolgte eine Ausgliederung der ELO Digital Office GmbH als eigenständige, unabhängige Einheit.