| Nachfolgend sind einige Lösungsansätze
aus bereits realisierten Projekten aufgeführt. |
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Archivieren aller Mandantendokumente in Mandantenakten
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Aufgaben-stellung
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In einer
Steuerkanzlei sollen alle Mandantendokumente in den ensprechenden
Mandantenakten, wie z.B. Stammakte, Steuerakte, Beratungsakte
etc. abgelegt werden. Dabei soll berücksichtigt werden,
dass nicht alle Mitarbeiter auf alle Mandantenakten zugreifen
dürfen.
Die zur Aktenanlage erforderlichen Stammdaten sollen aus der
DATEV-Eigenorganisation ausgelesen werden. Außer-dem
soll einen einheitlichen Strukturaufbau für die Man-dantenakten
geben. Fehlablagen sollen minimiert werden. |
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Lösung
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Ablage
von Mandantendokumenten
Zur Ablage von Mandantendokumenten wird die spezielle e.KANZLEIsolutions-Maske
verwendet. In dieser Maske können alle erforderlichen
Indexbegriffe erfasst werden.
Zugriff auf die Eigenorganisation (ZMSD)
In der e.KANZLEIsolutions-Maske ist bereits ein direkter Zugriff
auf DATEV-Daten möglich. Der Zugriff erfolgt per Eingabe
der Mandantennummer oder über einen Auswahl-dialog. Die
ZMSD Daten werden dem Anwender in Echtzeit zur Verfügung
gestellt. Durch die Auswahl des Mandanten werden die Daten
in die Maske übernommen und in ELO angelegt.
Mandantenstruktur
Die Mandantenstruktur wird einmalig in e.KANZLEIverwaltung
definiert und angelegt. Die Struktur wird mit den Dokumententypen
verknüpft. Den Dokumen-tentypen werden diverse Parameter
mitgegeben, wie z.B. Pflichtfelder, Wiedervorlage- und Fristdaten,
gegebenen-falls ein fester Ablagepfad. Durch diese Ablageregeln
und die Parameter werden Fehlablagen minimiert.
Berechtigungssystem
Mit dem umfangreichen ELO-Berechtigungssystem werden einzelne
Mandantenordner oder Dokumente durch den Administrator oder
den Steuerberater geschützt. |
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Software
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Folgende
Softwaremodule werden eingesetzt:
- ELOprofessional
- e.KANZLEIprofessional |
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Posteingang
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Aufgaben-stellung
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Der Posteingang
in einer Steuerkanzlei mit 30 Mitarbeitern soll effizienter
gestaltet werden. Insbesondere die Steuer-bescheide, die bestimmten
Fristen unterliegen, sollen für alle Mitarbeiter transparenter
im Zugriff liegen. |
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Lösung
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Digitalisierung
des Posteingangs
Der Posteingang wird im Sekretariat eingescannt und verschlagwortet.
Bei der Verschlagwortung werden bewußt nur die nötigsten
Einträge gemacht. In unserem Fall wird die Kurzbezeichnung
und der zuständige Sachbearbeiter eingegeben.
Das Dokument landet im Posteingangsordner unter dem entsprechenden
Mitarbeiternamen. Auf diese Ordner hat jeder Zugriff, so dass
die Dokumente auch im Vertretungs-fall bearbeitet werden können.
Weitere Bearbeitung und endgültige
Ablage
Der Sachbearbeiter kann nun das Dokument bearbeiten und die
Verschlagwortung ergänzen. Anschließend wird das
Dokument der Mandantenakte zugeordnet und abgelegt. |
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Software
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Folgende Software wird eingesetzt:
- ELOprofessional
- e.KANZLEIprofessional
- e.TOOLS for
ELO
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Wiedervorlage- und Fristverwaltung
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Aufgaben-stellung
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Die eingehenden
Steuerbescheide und sonstige Doku-mente sollen mit dem ELO-System
abgelegt werden.
Die Dokumente sollen dem Sachbearbeiter fristgerecht automatisch
vorgelegt werden. |
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Lösung
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Dokumente,
die besonderen Fristen unterliegen oder zu bestimmten Zeiten
zur weiteren Bearbeitung vorgelegt werden müssen, werden
mit der Wiedervorlagefunktion von e.KANZLEIsolutions abgelegt.
Dabei werden das Wiedervorlagedatum, gegebenenfalls das Fristdatum
und der Wiedervorlageempfänger erfasst. ELO sorgt dafür,
dass der Sachbearbeiter spätestens zum definierten Datum
den Vorgang wiedervorgelegt bekommt. |
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Software
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- ELOprofessional
- e.KANZLEIprofessional
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Aufbau einer Wissensdatenbank
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Aufgaben-stellung
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Interessante
Berichte, Zeitungsartikel, Urteile etc. sollen in ELO archiviert
werden. Dabei soll die Verschlagwortung so gering wie möglich
gehalten werden. Vielmehr soll in der Recherche nach Inhalten
gesucht werden können. |
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Lösung
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Volltextrecherche
ELO bietet über das Volltextmodul die Möglichkeit,
Doku-menteninhalte zu durchsuchen. Es werden nicht nur digitale
Daten, wie z.B. Word, Excel oder eMail-Dateien analysiert,
sondern auch Bilddaten, z.B. gescannte Dokumente im TIF-Format,
ein- und ausgehende Fax-dokumente etc.in die Volltextdatenbank
aufgenommen.
In der Steuerkanzlei können alle Volltextdokumente über
eine spezielle Suchfunktion recherchiert werden.
Die Suche ist genauso performant wie die Suche in einer SQL-Datenbank.
Die Dokumente wurden bereits im Vorfeld vom ELO Volltextserver
analysiert und strukturiert in die Datenbank aufgenommen. |
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Software
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- ELOprofessional
- ELOprofessional Volltext-Server
- e.KANZLEIprofessional |
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